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Archivische Fachbegriffe

 

Die Arbeit in einem Archiv birgt zahlreiche Fachbegriffe, die Ihnen vielleicht öfter begegnen, ohne dass sie erklärt werden. Hier finden Sie eine kleine Auswahl – ohne Anspruch auf Vollständigkeit.

Kleines Lexikon der archivischen Fachbegriffe

Archivalie (auch Archivale): Die in einem Archiv aufbewahrten Schriftstücke, Bücher, Drucksachen, Fotografien und sonstigen Informationsmedien werden als Archivalien bezeichnet. Die Gesamtheit wird auch Archivgut genannt.

ausheben: Werden Archivalien für eine Benutzung aus den Magazinräumen geholt, wird dies mit dem technischen Begriff des Aushebens beschrieben.

Depositum: Unterlagen, die von Privatpersonen oder verschiedenen Institutionen dem Archiv zur Erschließung, Verwahrung und Nutzung überlassen werden, aber im Besitz des Abgebenden verbleiben, werden Deposita genannt (lat. „Hinterlegtes“). Das Archiv erweitert mit diesen die eigene Dokumentation der Stadtgeschichte.

Erschließung: Durch Ordnung und Verzeichnung des Archivguts wird dieses zugänglich gemacht und kann durch die „erschlossenen“ Informationen gefunden werden. Sichtbar wird die Erschließung durch die archivischen Findmittel.

Faszikel: Dem Wortursprung her ein Rutenbüschel, im Archiv werden so die jeweils aus einem „Büschel“ Papier bestehenden Akten als Faszikel bezeichnet. Während ein „Büschel“ etwa einen Umfang von maximal 12 Blättern hat, ist nicht definiert, wie groß ein Faszikel ist. Die Faszikel besitzen eine eindeutige Bezeichnung (s.a. Signatur) und können so leicht im Archiv wiedergefunden werden.

Findbuch (auch Findmittel): Ein Hilfsmittel, um Archivalien zu einem bestimmten Thema zu finden und für die Benutzung bestellen zu können. Es handelt sich um ausgedruckte Versionen der Archiv-Datenbank – allerdings werden diese aber tatsächlich nicht mehr ausgedruckt, sondern sind ebenfalls digital zu benutzen.

Kassation: Kassation bezeichnet die Vernichtung von nicht archivwürdig eingestuften Unterlagen. Nur das Archiv ist berechtigt, im Rathaus Schriftgut zur datenschutzkonformen Vernichtung freizugeben.

Laufender Meter: Das Archivgut in den Magazinräumen wird in laufenden Metern berechnet. Es beschreibt grundsätzlich einen Aktenstapel von einem Meter Höhe. Die Angabe ist teilweise aber ungenau, weil auch die Füllung der Regalbretter in laufenden Metern angegeben wird, die Akten übereinandergestapelt aber höher als einen Meter aufragen würden. Es ist dennoch ein guter Weg, um vorhandene Platzkapazitäten übersichtlich beschreiben zu können.

Provenienz: Der mittlerweile vor allem in Bezug auf Beutekunst bekannte Begriff bezeichnet auch im Archiv die Herkunft einer Akte. Dies kann sich sowohl auf die abgebende Stelle des Schriftstücks beziehen, wie auch auf den Bestand in einem der sieben Ortsteil- und dem Stadtarchiv beziehen. Die meisten Archive sind mittlerweile nach dem Provenienz-Prinzip sortiert.

reponieren: Der lateinische Begriff lässt sich am treffendsten mit „zurücklegen“ übersetzen und bezeichnet das Verräumen der Faszikel (s.o.) nach deren Benutzung. Eine weitere Übersetzung ist aber auch „aufbewahren“, was den ursprünglichen Sinn des Archivs beschreibt.

Signatur: Die Signatur ist die eindeutige Zuschreibung einer Archivalie zu einem Bestand und ermöglicht das Finden derselben. Bei Bestellungen gibt man neben dem Aktentitel auch die Signatur an.

Sprengel: Vor allem im Rahmen eines Kirchensprengels bekannt, besteht der Sprengel des Stadtarchivs aus den Ortsteilarchiven Niederemmendingen, Kollmarsreute, Maleck, Mundingen, Wasser und Windenreute und dem Stadtarchiv Emmendingen. Der Sprengel beschreibt also den Zuständigkeitsbereich des Archivs.

(Archiv-)Tektonik: Beschreibt die Gliederung und Ordnung des Archivs, also den Aufbau der verschiedenen Bestände.

Transkription: Übertragung eines Textes in eine heutige lesbare Schrift. Im Gegensatz zu einer Übersetzung wird der Originaltext meist originalgetreu und zeilengetreu wiedergegeben und Anmerkungen deutlich markiert.

Verzeichnung: Nach der Erschließung werden die Akten in die Archiv-Datenbank aufgenommen – also verzeichnet. Die Verzeichnung besteht aus der Titelbildung, dem Vermerken der Laufzeit, zusätzlichen Angaben in "Enthält-Vermerken" und der Vergabe einer Signatur.